คำว่า “OPD ออนไลน์” ถูกใช้เรียกของสองอย่างที่ต่างกันมาก บางที่หมายถึงการสแกนแฟ้มกระดาษเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ บางที่หมายถึงการบันทึกข้อมูลการรักษาเป็นข้อมูลจริงในระบบ
ความต่างนี้ไม่ใช่เรื่องคำศัพท์ มันคือความต่างระหว่างการย้ายกองกระดาษกับการได้ประโยชน์จริง
ไฟล์สแกน กับ ข้อมูลจริง ต่างกันตรงไหน
ไฟล์สแกนคือภาพ ระบบรู้ว่ามีไฟล์อยู่ แต่ไม่รู้ว่าในนั้นเขียนอะไร ผลคือ
- ค้นในเนื้อบันทึกไม่ได้ ค้นได้แค่ชื่อไฟล์
- เทียบครั้งก่อนกับครั้งนี้ไม่ได้ ต้องเปิดสองไฟล์ดูเอง
- สรุปภาพรวมไม่ได้ เช่น คนไข้คนนี้ทำหัตถการนี้ไปกี่ครั้งแล้ว
- เชื่อมกับการคิดเงินหรือการตัดสต๊อกไม่ได้เลย
ข้อมูลจริงทำได้ทั้งสี่อย่าง และสี่อย่างนี้คือเหตุผลทั้งหมดที่ต้องเปลี่ยน ถ้าเป้าหมายแค่ประหยัดพื้นที่ตู้เอกสาร การสแกนก็พอ
หกอย่างที่ระบบ OPD ต้องบันทึกได้
1. บันทึกการรักษาแบบมีโครงสร้าง
ไม่ใช่ช่องข้อความว่างเปล่าช่องเดียว แต่แยกเป็นส่วน ๆ ตามที่ใช้จริง เช่น อาการที่มา สิ่งที่ตรวจพบ การวินิจฉัย และแผนการรักษา
เหตุผลที่ต้องแยก: ช่องเดียวทำให้แต่ละคนเขียนคนละแบบ และทำให้ค้นหาตามประเภทข้อมูลไม่ได้ รายละเอียดว่าควรเขียนแค่ไหนอยู่ใน บันทึก SOAP ในคลินิกเอกชน
2. เครื่องมือเฉพาะทางตามประเภทคลินิก
นี่คือส่วนที่แยกระบบที่ใช้ได้จริงออกจากระบบทั่วไป เพราะข้อมูลสำคัญของคลินิกส่วนใหญ่คือ “ตำแหน่ง” ซึ่งเขียนเป็นข้อความแล้วเสียความหมาย
- คลินิกความงามต้องปักจุดหัตถการบนใบหน้าและร่างกาย พร้อมยา โดส และ Lot
- คลินิกทันตกรรมต้องมีผังฟันมาตรฐาน FDI ที่บันทึกสถานะรายซี่
- คลินิกกระดูกและกายภาพต้องปักตำแหน่งอาการบนร่างกาย หรือบันทึกพยาธิสภาพรายระดับกระดูกสันหลัง
ระบบที่มีแต่ช่องข้อความจะทำให้ข้อมูลเหล่านี้กลายเป็นประโยคที่ค้นและเทียบไม่ได้
3. ภาพถ่ายที่ผูกกับคนไข้
ทั้งภาพก่อน–หลัง ภาพเอกซเรย์ และภาพในช่องปาก ต้องเข้าไปอยู่ในเวชระเบียนของคนไข้โดยตรง ไม่ใช่อยู่ในมือถือพนักงานหรือโฟลเดอร์แยก อ่านรายละเอียดที่ เก็บภาพ Before-After ให้ใช้ได้จริง
4. รหัสวินิจฉัยมาตรฐาน
รหัส ICD-10 ทำให้การวินิจฉัยเป็นข้อมูลที่สรุปได้ ไม่ใช่ข้อความที่แต่ละคนเขียนต่างกัน คลินิกเอกชนใช้ประโยชน์ได้แม้ไม่ต้องเบิกจ่ายกับใคร ดู รหัส ICD-10 สำหรับคลินิกเอกชน
5. เชื่อมกับการคิดเงินและสต๊อก
จุดที่ประหยัดเวลาได้มากที่สุดในทั้งระบบ เมื่อบันทึกว่าทำหัตถการอะไรและใช้ของอะไรไปแล้ว รายการนั้นควรไปโผล่ที่หน้าคิดเงินเอง และตัดสต๊อกเอง
ถ้าไม่เชื่อม ทีมต้องคีย์สองรอบ รอบหนึ่งในแฟ้ม รอบหนึ่งตอนคิดเงิน ซึ่งเป็นต้นทางของยอดไม่ตรงและของแถมที่ไม่มีใครจำได้ว่าใครอนุมัติ
6. เอกสารที่ออกจากประวัติได้เลย
ใบรับรองแพทย์และใบสรุปการรักษาควรดึงข้อมูลจากที่บันทึกไว้ ไม่ใช่พิมพ์ใหม่ ดู ออกใบรับรองแพทย์จากระบบ
สิ่งที่เปลี่ยนจริงในงานประจำวัน
ตอนคนไข้เก่ากลับมา จากการเดินไปหาแฟ้มในตู้ เป็นการค้นด้วยเบอร์สี่ตัวท้ายแล้วเห็นประวัติทั้งหมดก่อนคนไข้เดินถึงห้องตรวจ
ตอนคิดเงิน จากการถามแพทย์ว่าทำอะไรไปบ้าง เป็นรายการที่ขึ้นมาเองจากสิ่งที่บันทึกไว้
ตอนสิ้นเดือน จากการนั่งนับแฟ้มเพื่อทำรายงาน เป็นการกดดูรายงาน
ตอนแพทย์ลา จากการที่ไม่มีใครรู้ว่าคนไข้คนนี้เคยได้อะไร เป็นการที่แพทย์อีกคนอ่านต่อได้
ตอนมีข้อสงสัยจากคนไข้ จากการหาหลักฐานไม่ได้ เป็นการเปิดดูว่าวันนั้นบันทึกอะไรไว้ ใครเป็นคนบันทึก และเวลาไหน
ข้อสุดท้ายเป็นข้อที่คลินิกให้ค่าน้อยที่สุดตอนซื้อ และให้ค่ามากที่สุดตอนต้องใช้
สิ่งที่ระบบ OPD ไม่ได้ช่วย
พูดให้ตรง เพื่อไม่ให้คาดหวังผิด
- ไม่ได้ทำให้บันทึกเร็วขึ้นในสัปดาห์แรก ช่วงแรกจะช้ากว่าเขียนกระดาษ ความเร็วมาตอนที่คุ้นแล้วและตอนที่ได้ใช้ประวัติเก่า
- ไม่ได้แก้ปัญหาว่าแพทย์ไม่บันทึก ถ้าเดิมบันทึกน้อย ระบบก็จะมีข้อมูลน้อยเหมือนกัน
- ไม่ได้ทำให้ข้อมูลถูกต้องเอง ถ้ากรอกผิด ระบบก็เก็บของที่ผิดไว้อย่างเป็นระเบียบ
ลำดับการเปลี่ยนที่ทีมไม่ต่อต้าน
เริ่มจากคนไข้ใหม่เท่านั้น ทุกคนที่เข้ามาตั้งแต่วันเริ่ม บันทึกในระบบ ไม่ต้องย้อนไปคีย์ของเก่า
ให้คนไข้เก่าเข้าระบบตอนกลับมาครั้งแรก สแกนหรือคีย์ประวัติเดิมเฉพาะเท่าที่จำเป็นตอนนั้น ประวัติของคนที่ไม่กลับมาแล้วไม่มีประโยชน์ต่อหน้างาน
เริ่มจากแพทย์คนที่เปิดรับที่สุด ไม่ใช่บังคับทุกคนพร้อมกัน ให้คนแรกใช้จนคล่องแล้วเป็นคนอธิบายให้เพื่อน ซึ่งได้ผลกว่าการอบรมรวม
ตั้งวันตัดกระดาษให้ชัด ถ้าไม่มีวันตัด คลินิกจะใช้สองระบบไปตลอด ซึ่งแย่กว่าใช้ระบบเดียวที่ยังไม่สมบูรณ์ เพราะข้อมูลจะแยกเป็นสองที่และไม่มีที่ไหนครบ
ลำดับงานเต็มอยู่ใน เลิกใช้แฟ้มกระดาษในคลินิก
เช็กสี่ข้อตอนดูเดโม
- ค้นหาคำที่อยู่ในเนื้อบันทึกเก่า ไม่ใช่ค้นแค่ชื่อคนไข้
- เปิดประวัติสองครั้งของคนไข้คนเดิมมาเทียบข้างกัน
- บันทึกหัตถการหนึ่งรายการ แล้วดูว่าไปโผล่ที่หน้าคิดเงินและตัดสต๊อกเองไหม
- เปิดใช้งานบนอุปกรณ์ที่จะใช้จริงในห้องตรวจ ไม่ใช่บนจอคอมพิวเตอร์ของผู้ขาย
ข้อ 1 กับข้อ 3 เป็นสองข้อที่แยกระบบที่เก็บข้อมูลจริงออกจากระบบที่เก็บไฟล์
สรุป
ระบบ OPD ออนไลน์ที่มีประโยชน์คือระบบที่ทำให้ข้อมูลการรักษาค้นได้ เทียบได้ และเชื่อมกับงานอื่นได้ ถ้าได้แค่เก็บไฟล์ ก็ได้แค่ประหยัดพื้นที่ตู้
ดูเครื่องมือ OPD ทั้งหมดรวมถึง Face Chart และผังฟันได้ที่หน้าฟีเจอร์ หรือถ้ายังอยู่ในขั้นเลือกระบบ อ่านคู่มือเลือกโปรแกรมบริหารคลินิก
คำถามที่พบบ่อย
ระบบ OPD ออนไลน์ต่างจากการสแกนแฟ้มเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์อย่างไร
ต่างที่ข้อมูลค้นได้และคำนวณได้ ไฟล์สแกนคือภาพ ระบบรู้แค่ว่ามีไฟล์อยู่ แต่ไม่รู้ว่าในนั้นเขียนอะไร จึงค้นในเนื้อบันทึกไม่ได้ เทียบครั้งก่อนกับครั้งนี้ไม่ได้ และเชื่อมกับการคิดเงินหรือการตัดสต๊อกไม่ได้ ส่วนข้อมูลที่บันทึกเป็นข้อมูลจริงทำสามอย่างนั้นได้ทั้งหมด
คลินิกที่มีแพทย์คนเดียวจำเป็นต้องใช้ไหม
จำเป็นที่สุดกลับกลายเป็นคลินิกเล็ก เพราะคลินิกใหญ่มีคนช่วยจำและช่วยหาแฟ้ม แต่คลินิกเล็กพึ่งความจำของคนคนเดียว วันที่คนนั้นลาหรือลาออก ความรู้เรื่องคนไข้หายไปด้วย ระบบทำให้ความรู้นั้นอยู่กับคลินิก
ต้องบันทึกละเอียดแค่ไหนถึงจะพอ
เกณฑ์ที่ใช้ได้จริงคือบันทึกให้แพทย์อีกคนอ่านแล้วรักษาต่อได้ และให้ตัวเองในอีกหกเดือนอ่านแล้วเข้าใจว่าทำไมตัดสินใจอย่างนั้น ถ้าผ่านสองข้อนี้ก็พอ การบันทึกยาวกว่านั้นมักไม่ได้เพิ่มประโยชน์และทำให้ทีมเลิกบันทึก