การบันทึกที่โต๊ะทำงานกับการบันทึกในห้องตรวจให้ผลต่างกันมาก และความต่างไม่ได้อยู่ที่ความสะดวก แต่อยู่ที่คุณภาพของข้อมูล
ถ้าแพทย์ต้องเดินออกมาพิมพ์ที่เคาน์เตอร์หลังตรวจเสร็จ สิ่งที่เกิดขึ้นตามลำดับคือ บันทึกทีหลัง จำได้ไม่ครบ บันทึกสั้นลง แล้วสุดท้ายเหลือแค่คำว่ารักษาอะไรไป โดยไม่มีเหตุผลและรายละเอียด
บทความนี้เป็นรายการสิ่งที่ต้องเตรียมให้พร้อมก่อน เพื่อไม่ให้ล้มเหลวด้วยเรื่องเล็ก
ฮาร์ดแวร์
ขนาดหน้าจอสำคัญกว่าความเร็วเครื่อง
งานบันทึก OPD ไม่ใช่งานที่กินกำลังประมวลผล แต่เป็นงานที่ต้องเห็นพื้นที่มากพอ โดยเฉพาะคลินิกที่ใช้แผนภาพปักจุด เพราะการปักจุดบนใบหน้าหรือผังฟันบนจอเล็กจะพลาดตำแหน่งบ่อย
จอ 11 นิ้วขึ้นไปใช้งานสบายกว่าชัดเจน ส่วนรุ่นระดับพื้นฐานเพียงพอสำหรับงานนี้ เงินที่เหลือควรไปลงกับจำนวนเครื่องมากกว่าสเปกของเครื่องเดียว เพราะสองห้องตรวจที่มีเครื่องคนละเครื่องดีกว่าหนึ่งเครื่องที่ต้องเดินไปหยิบ
ปากกา
จำเป็นสำหรับคลินิกที่ต้องวาดหรือปักจุด ไม่จำเป็นถ้าบันทึกแต่ข้อความ
สิ่งที่ต้องตรวจคือปากกาที่ใช้รองรับการวางมือบนจอได้หรือไม่ เพราะถ้าไม่รองรับ การวางมือจะเกิดเส้นที่ไม่ต้องการทุกครั้ง ซึ่งทำให้ไม่มีใครอยากวาด
ขาตั้งหรือที่ยึด
จุดที่มักถูกลืมและทำให้การใช้งานล้มเหลวจริง ถ้าต้องถือเครื่องด้วยมือข้างหนึ่งตลอดการตรวจ แพทย์จะวางเครื่องลงและไม่หยิบขึ้นมาอีก
ทางเลือกที่ใช้กันคือขาตั้งบนโต๊ะที่ปรับองศาได้ หรือแขนยึดที่หมุนเข้าหาคนไข้ได้เมื่อต้องการให้คนไข้ดูภาพ ซึ่งเป็นประโยชน์เพิ่มที่กระดาษให้ไม่ได้
เคสที่ทำความสะอาดได้
ห้องตรวจต้องทำความสะอาดอุปกรณ์ได้ ควรเลือกเคสผิวเรียบที่เช็ดได้ ไม่ใช่เคสผ้าหรือเคสที่มีร่องมาก และควรตรวจกับผู้ผลิตว่าวัสดุทนน้ำยาที่คลินิกใช้
เครือข่ายและไฟ
สัญญาณ Wi-Fi ในทุกห้องตรวจ ต้องทดสอบในห้องจริงโดยปิดประตู ไม่ใช่ทดสอบที่เคาน์เตอร์ ห้องที่มีผนังหนาหรืออุปกรณ์โลหะมักสัญญาณอ่อนกว่าที่คิด
เน็ตสำรอง ควรมีไว้ เพราะการรับชำระเงินและการเปิดระบบต้องใช้เน็ตอยู่ดี วิธีที่ง่ายที่สุดคือเตรียมการแชร์สัญญาณจากมือถือไว้และให้ทีมรู้วิธีทำ
จุดชาร์จในห้องตรวจ เครื่องที่แบตหมดกลางวันคือเครื่องที่ไม่ถูกใช้ในบ่ายนั้น
บัญชีผู้ใช้และความปลอดภัย
นี่คือส่วนที่ต้องตั้งให้ถูกตั้งแต่วันแรก เพราะแก้ย้อนหลังไม่ได้
ทุกคนมีบัญชีของตัวเอง ห้ามใช้บัญชีร่วม เพราะบันทึกต้องระบุได้ว่าใครเป็นคนบันทึก ซึ่งเป็นข้อมูลที่จำเป็นที่สุดตอนที่มีข้อสงสัย
ล็อกออกอัตโนมัติเมื่อไม่มีการใช้งาน เพื่อไม่ให้เครื่องที่วางไว้เปิดค้างอยู่ที่ประวัติของคนไข้คนก่อน
รหัสปลดล็อกเครื่อง และเปิดการค้นหาเครื่องเมื่อหาย
อย่าเปิดค้างแล้วส่งต่อ ถ้าแพทย์คนหนึ่งเปิดไว้แล้วอีกคนใช้ต่อ บันทึกจะขึ้นชื่อคนที่ไม่ได้ตรวจ ซึ่งทำให้ข้อมูลใช้เป็นหลักฐานไม่ได้ทั้งชุด
แอปหรือเบราว์เซอร์
ระบบที่ทำงานบนเบราว์เซอร์มีข้อดีคือไม่ต้องรออัปเดตแอป และใช้ได้กับทั้ง iPad และแท็บเล็ต Android ซึ่งทำให้ไม่ผูกกับยี่ห้อเดียว
สองอย่างที่ต้องทดสอบก่อนตัดสินใจ
- ปากกาวาดลื่นบนเบราว์เซอร์ไหม ทดสอบด้วยการปักจุดและวาดจริงบนเครื่องที่จะใช้
- เปิดกล้องถ่ายภาพเข้าเวชระเบียนจากเบราว์เซอร์ได้ไหม เพราะถ้าไม่ได้ จะต้องถ่ายด้วยแอปกล้องแล้วอัปโหลด ซึ่งเป็นสองขั้นที่คนจะข้าม
ตั้งค่าระบบให้เหมาะกับการใช้ในห้องตรวจ
- ตั้งค่าเริ่มต้นของรายการที่ใช้บ่อย ให้กดน้อยที่สุด
- ทำ template สำหรับส่วนที่ซ้ำจริง เช่น คำแนะนำหลังทำหัตถการ แต่ไม่ใช่ทั้งบันทึก เหตุผลอยู่ใน บันทึก SOAP ในคลินิกเอกชน
- จัดรายการรหัสวินิจฉัยที่ใช้บ่อย ให้เลือกได้ในไม่กี่วินาที ดู รหัส ICD-10 สำหรับคลินิกเอกชน
- ตั้งให้บันทึกอัตโนมัติระหว่างพิมพ์ เพื่อไม่ให้ข้อมูลหายถ้าเครื่องหลุด
ทดลองหนึ่งสัปดาห์ก่อนซื้อทั้งชุด
ซื้อเครื่องเดียวก่อน แล้วให้แพทย์คนที่เปิดรับที่สุดใช้จริงหนึ่งสัปดาห์ สังเกตห้าอย่าง
- บันทึกเสร็จในห้องตรวจ หรือยังต้องออกมาทำต่อ
- ปักจุดหรือวาดได้แม่นพอไหม
- แบตอยู่ครบกะไหม
- มีจุดไหนในคลินิกที่สัญญาณหลุด
- ท่าทางระหว่างตรวจเปลี่ยนไปในทางที่ขัดกับการตรวจหรือไม่
ข้อ 5 เป็นข้อที่ประเมินได้จากการใช้จริงเท่านั้น บางคลินิกพบว่าการถือเครื่องรบกวนการตรวจ และแก้ด้วยการใช้ขาตั้งแทน ซึ่งเป็นข้อมูลที่ได้จากสัปดาห์ทดลองไม่ใช่จากการอ่านสเปก
สรุป
การบันทึกในห้องตรวจได้ผลเมื่ออุปกรณ์ไม่ทำให้แพทย์ต้องเลือกระหว่างการดูคนไข้กับการบันทึก สิ่งที่ตัดสินมักเป็นเรื่องเล็กอย่างขาตั้ง จุดชาร์จ และสัญญาณในห้อง มากกว่าสเปกของเครื่อง
ดูว่าระบบ OPD ของ Dr.Ease ทำงานบนแท็บเล็ตอย่างไรได้ที่หน้าฟีเจอร์ หรืออ่านแผนเปลี่ยนออกจากกระดาษทั้งกระบวนการที่ เลิกใช้แฟ้มกระดาษในคลินิก
คำถามที่พบบ่อย
ใช้ iPad รุ่นธรรมดาได้ไหม หรือต้องรุ่น Pro
รุ่นธรรมดาเพียงพอสำหรับงานบันทึก OPD เพราะภาระงานหลักคือการเปิดหน้าเว็บและการวาด ไม่ใช่การประมวลผลหนัก สิ่งที่ควรลงทุนแทนคือขนาดหน้าจอที่ใหญ่พอสำหรับการปักจุดบนแผนภาพ และปากกาที่รองรับการวางมือบนจอได้ เพราะสองอย่างนี้กระทบการใช้งานจริงมากกว่าความเร็วเครื่อง
ต้องใช้แอปหรือเปิดผ่านเบราว์เซอร์
ระบบที่ทำงานบนเบราว์เซอร์ได้มีข้อดีคือไม่ต้องรออัปเดตแอปและใช้ได้กับทั้ง iPad และแท็บเล็ต Android แต่ต้องตรวจสองอย่าง คือปากกาวาดได้ลื่นบนเบราว์เซอร์หรือไม่ และเปิดกล้องถ่ายภาพเข้าเวชระเบียนจากเบราว์เซอร์ได้หรือไม่ ถ้าสองอย่างนี้ผ่าน เบราว์เซอร์ก็เพียงพอ
ใช้เครื่องเดียวหลายแพทย์ปลอดภัยไหม
ปลอดภัยได้ถ้าตั้งค่าถูก คือทุกคนมีบัญชีผู้ใช้ของตัวเอง ไม่ใช้บัญชีร่วม ตั้งให้ระบบล็อกออกอัตโนมัติเมื่อไม่มีการใช้งาน และตั้งรหัสปลดล็อกเครื่อง สิ่งที่ห้ามคือการเปิดค้างด้วยบัญชีคนหนึ่งแล้วส่งต่อ เพราะบันทึกจะขึ้นชื่อคนที่ไม่ได้เป็นผู้ตรวจ