คำถามนี้มักเริ่มจากตัวเลขที่ดูชนะขาด ซื้อขาดจ่ายก้อนเดียวหลักหมื่นถึงหลักแสน ขณะที่รายเดือนจ่ายไปเรื่อย ๆ ไม่มีวันจบ ถ้าคิดแบบนี้ ซื้อขาดชนะทุกครั้ง
แต่การเทียบด้วยราคาป้ายผิดตั้งแต่ต้น เพราะทั้งสองแบบไม่ได้ขายของชิ้นเดียวกัน แบบซื้อขาดขายสิทธิ์ใช้งานซอฟต์แวร์ แบบรายเดือนขายซอฟต์แวร์รวมกับการดูแลมันให้ทำงานอยู่ ต้นทุนที่หายไปจากใบเสนอราคาแบบแรก จึงไม่ได้หายไปจากคลินิก มันแค่ย้ายไปอยู่ที่อื่น
กรอบเดียวที่เทียบได้ ต้นทุนรวมห้าปี
ห้าปีไม่ใช่เลขสุ่ม มันคือช่วงเวลาที่ค่าอัปเกรดรอบใหญ่รอบแรกมาถึง และเป็นช่วงที่เครื่องแม่ข่ายชุดแรกเริ่มหมดอายุการใช้งาน กรอกตารางนี้ด้วยตัวเลขจากผู้ขายจริง ไม่ใช่ตัวเลขที่คาดเอา
ฝั่งซื้อขาด
| รายการ | ถามอะไรให้ได้ตัวเลข |
|---|---|
| ค่าไลเซนส์ | คิดต่อเครื่อง ต่อผู้ใช้ หรือต่อสาขา และถ้าเพิ่มคนต้องจ่ายเพิ่มเท่าไหร่ |
| ค่าดูแลรายปี | เป็นบาทต่อปี และปีแรกรวมมาแล้วหรือยัง |
| เครื่องแม่ข่าย | ราคาเครื่อง อายุการใช้งาน และใครเปลี่ยนให้เมื่อพัง |
| สำรองข้อมูล | สำรองไปไว้ที่ไหน ใครตรวจว่ากู้กลับได้จริง |
| ค่าอัปเกรดข้ามรุ่น | รุ่นถัดไปคิดเป็นส่วนต่างหรือคิดเต็มราคาใหม่ |
| ค่าติดตั้งและอบรม | ครั้งแรกรวมกี่ชั่วโมง และเรียกเพิ่มครั้งละเท่าไหร่ |
| การเข้าถึงจากนอกคลินิก | ถ้าเจ้าของอยากดูยอดจากบ้าน ต้องซื้ออะไรเพิ่ม |
ฝั่งรายเดือน
| รายการ | ถามอะไรให้ได้ตัวเลข |
|---|---|
| ค่าบริการต่อเดือน | คิดตามจำนวนผู้ใช้ สาขา หรือปริมาณการใช้งาน |
| ค่าเริ่มต้นระบบ | ค่าตั้งระบบและนำเข้าข้อมูลครั้งแรก |
| ส่วนที่คิดเพิ่มตามการใช้ | ข้อความแจ้งเตือน พื้นที่เก็บภาพ จำนวนสาขา |
| เงื่อนไขการปรับราคา | ปรับได้บ่อยแค่ไหน แจ้งล่วงหน้ากี่วัน |
| ค่าออกจากระบบ | ส่งออกข้อมูลได้ในรูปแบบไหน มีค่าใช้จ่ายไหม |
| สัญญาผูกมัด | ขั้นต่ำกี่เดือน และยกเลิกกลางสัญญาคิดอย่างไร |
เมื่อกรอกครบแล้ว ตัวเลขสองฝั่งมักไม่ต่างกันมากเท่าที่คิดตอนเห็นราคาป้าย และในหลายกรณีฝั่งซื้อขาดแพงกว่าเมื่อรวมเครื่องแม่ข่ายกับค่าดูแลเข้าไปแล้ว
รายละเอียดรายการต้นทุนแฝงอื่น ๆ อยู่ใน โปรแกรมคลินิกราคาเท่าไหร่ ต้นทุนจริงที่ต้องคิดนอกจากค่ารายเดือน
ความเสี่ยงของแบบซื้อขาด ที่ไม่ใช่เรื่องเงิน
ค้างอยู่ที่รุ่นเดิม ซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้อัปเดตจะเริ่มมีปัญหาที่ไม่เกี่ยวกับตัวมันเอง เช่น รูปแบบเอกสารที่หน่วยงานกำหนดใหม่ ระบบชำระเงินที่เปลี่ยนวิธีเชื่อมต่อ หรือระบบปฏิบัติการที่หยุดรองรับ
ระบบผูกกับเครื่องหนึ่งเครื่อง วันที่เครื่องนั้นเสีย คลินิกหยุดรับคนไข้จนกว่าจะกู้กลับได้ คำถามที่ควรถามตัวเองคือ ถ้าพรุ่งนี้เครื่องแม่ข่ายพัง ตอนนี้รู้ไหมว่าใครโทรหา และการกู้กลับใช้เวลากี่ชั่วโมง
การสำรองข้อมูลที่ไม่มีใครตรวจ การสำรองที่ตั้งไว้แล้วลืมไป เท่ากับไม่มีการสำรอง สิ่งที่ต้องพิสูจน์คือการกู้กลับ ไม่ใช่การมีไฟล์สำรองอยู่
ต้นทุนที่ซ่อนในเวลาของเจ้าของ ในคลินิกที่ไม่มีทีมไอที คนที่จัดการเรื่องเหล่านี้คือเจ้าของ นั่นคือค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบเสร็จ แต่จ่ายด้วยเวลาที่ควรใช้กับคนไข้
ความเสี่ยงของแบบรายเดือน
ให้ยุติธรรม แบบรายเดือนมีข้ออ่อนของตัวเอง
ราคาปรับขึ้นได้ และคุณไม่มีสิทธิ์ในซอฟต์แวร์ วันที่เลิกจ่ายคือวันที่เข้าใช้ไม่ได้ ข้อนี้จริงและควรยอมรับตรง ๆ
ข้อมูลอยู่กับผู้ให้บริการ ความเสี่ยงจึงไม่ใช่เรื่องเทคนิค แต่เป็นเรื่องอำนาจต่อรอง ตัวคุ้มกันที่ใช้ได้จริงมีข้อเดียวคือความสามารถในการส่งออกข้อมูลให้ครบ ควรทดลองส่งออกจริงหนึ่งครั้งในเดือนแรก ไม่ใช่รอถามตอนอยากย้าย
จ่ายไปเรื่อย ๆ แม้ในเดือนที่คลินิกเงียบ คลินิกที่มีฤดูกาลชัดควรถามว่ามีแผนที่ลดขนาดชั่วคราวได้ไหม
ส่วนความต่างเชิงเทคนิคระหว่างการวางระบบไว้ในเครื่องกับบนคลาวด์ อ่านต่อที่ โปรแกรมคลินิกบนคลาวด์ กับ ติดตั้งในเครื่อง ต่างกันตรงไหน
เกณฑ์ตัดสินที่ใช้ได้จริง
เลือกซื้อขาดเมื่อ มีคนดูแลระบบของตัวเองอยู่แล้ว งบลงทุนก้อนใหญ่จ่ายได้ในปีนี้และมีเหตุผลทางบัญชีที่ต้องการบันทึกเป็นสินทรัพย์ ความต้องการนิ่งจนไม่คาดว่าจะเปลี่ยนวิธีทำงานในสามปี และคลินิกอยู่ในที่ที่อินเทอร์เน็ตไม่น่าไว้ใจ
เลือกรายเดือนเมื่อ ยังไม่มีทีมไอที ต้องการให้เจ้าของดูยอดจากที่ไหนก็ได้ กำลังจะเปิดสาขาเพิ่มภายในสองปี หรือยังไม่แน่ใจว่ากระบวนการทำงานสุดท้ายจะเป็นแบบไหน
ข้อสุดท้ายมีน้ำหนักที่สุดสำหรับคลินิกเปิดใหม่ เพราะสิ่งที่ต้องจ่ายจริง ๆ ในช่วงปีแรกไม่ใช่ค่าซอฟต์แวร์ แต่เป็นค่าของการเปลี่ยนใจ
คำถามสามข้อที่แยกผู้ขายที่ตรงไปตรงมาออกจากที่ไม่
- “ถ้าผมเลิกใช้พรุ่งนี้ ผมได้ข้อมูลอะไรกลับไปบ้าง และเป็นไฟล์แบบไหน” คำตอบที่ดีคือชื่อรูปแบบไฟล์และขอบเขตที่ชัดเจน คำตอบที่ควรระวังคือการเปลี่ยนเรื่อง
- “ห้าปีจ่ายรวมเท่าไหร่ ช่วยแยกเป็นรายการให้ครบ” ผู้ขายที่คิดเรื่องนี้มาแล้วจะตอบได้ทันที
- “ปีที่แล้วมีช่วงที่ระบบใช้งานไม่ได้นานที่สุดกี่ชั่วโมง และเกิดจากอะไร” ทุกระบบมีเหตุขัดข้อง คำตอบว่าไม่เคยมีเลยน่ากังวลกว่าคำตอบที่เล่ารายละเอียดได้
สรุป
ซื้อขาดกับรายเดือนไม่ใช่คำถามว่าอะไรถูกกว่า แต่เป็นคำถามว่าคลินิกอยากถือความเสี่ยงไว้เองหรือจ้างคนอื่นถือ ซื้อขาดคือถือไว้เอง ทั้งเครื่อง การอัปเดต และการกู้ข้อมูล รายเดือนคือย้ายความเสี่ยงนั้นออกไปโดยจ่ายเป็นค่าบริการต่อเนื่อง
คลินิกที่มีทีมดูแลอยู่แล้วมักได้เปรียบจากแบบแรก คลินิกที่เจ้าของยังทำทุกอย่างเองมักเสียน้อยกว่าด้วยแบบที่สอง และไม่ว่าเลือกแบบไหน ให้ทดลองส่งออกข้อมูลของตัวเองให้ได้จริงหนึ่งครั้งก่อนผูกสัญญาระยะยาว
ถ้ายังอยู่ขั้นเทียบตัวเลือก เช็กลิสต์ 32 ข้อ ก่อนเซ็นสัญญาโปรแกรมคลินิก ใช้เป็นชุดคำถามพาไปคุยกับผู้ขายได้เลย หรือดูแผนราคาของ Dr.Ease เพื่อใช้เป็นตัวเทียบหนึ่งช่อง
คำถามที่พบบ่อย
ซื้อขาดแล้วไม่ต้องจ่ายอะไรอีกเลยจริงไหม
ในทางเทคนิคคุณเป็นเจ้าของสิทธิ์ใช้งานรุ่นนั้นตลอดไป แต่ผู้ขายส่วนใหญ่แยกค่าดูแลรายปีออกมาต่างหาก ซึ่งครอบคลุมการอัปเดต การแก้ปัญหา และการสำรองข้อมูล ถ้าไม่ต่อ โปรแกรมยังใช้ได้แต่จะค้างอยู่ที่รุ่นนั้น ควรถามให้ได้ตัวเลขเป็นบาทต่อปี ไม่ใช่คำว่ามีบริการหลังการขาย
จ่ายรายเดือนแล้วผู้ให้บริการขึ้นราคา ทำอะไรได้
ป้องกันล่วงหน้าได้สองอย่าง ข้อแรกคือถามเงื่อนไขการปรับราคาก่อนเซ็น ว่าปรับได้เมื่อไหร่และแจ้งล่วงหน้ากี่วัน ข้อสองซึ่งสำคัญกว่าคือถามว่าถ้าเลิกใช้ จะเอาข้อมูลออกได้ในรูปแบบไหน ถ้าส่งออกได้ครบเป็นไฟล์ที่อ่านได้ อำนาจต่อรองยังอยู่กับคุณ
คลินิกสาขาเดียวควรเลือกแบบไหน
ถ้ายังไม่มีคนดูแลระบบไอทีของตัวเอง รายเดือนมักคุ้มกว่า เพราะต้นทุนจริงของแบบซื้อขาดคือเครื่องแม่ข่ายและคนที่ดูแลมัน ซึ่งคลินิกสาขาเดียวมักไม่มีทั้งสองอย่าง และจะกลายเป็นงานของเจ้าของในวันที่ระบบมีปัญหา