วิธีเทียบโปรแกรมคลินิกที่ได้ผลที่สุดไม่ใช่การอ่านโบรชัวร์ แต่คือการถามคำถามชุดเดียวกันกับทุกเจ้า แล้ววางคำตอบเรียงข้างกัน เพราะโบรชัวร์เขียนโดยคนขาย แต่คำตอบต่อคำถามเฉพาะเจาะจงเลี่ยงไม่ได้
พิมพ์รายการนี้ไปด้วยตอนคุยเดโม และจดคำตอบทันที ไม่ใช่จำแล้วมาจดทีหลัง
หมวด 1 — งานหน้าเคาน์เตอร์ (5 ข้อ)
หมวดนี้สำคัญที่สุด เพราะถ้าตกหมวดนี้ ระบบจะไม่ถูกใช้ไม่ว่าฟีเจอร์อื่นดีแค่ไหน
- ลูกค้า walk-in ที่ไม่ได้นัด เปิดบิลและเริ่มงานได้ในกี่คลิก
- พนักงานใหม่ที่ไม่เคยเห็นระบบ ต้องเทรนนานเท่าไหร่จึงรับลูกค้าเองได้
- ค้นหาลูกค้าเก่าจากชื่อบางส่วนหรือเบอร์โทรสี่ตัวท้ายได้ไหม
- ถ้าอินเทอร์เน็ตหลุดกลางวัน ระบบทำอะไรได้บ้าง และข้อมูลที่ค้างอยู่หายหรือไม่
- หน้าจอเดียวเห็นคิววันนี้ทั้งหมดของทุกแพทย์และทุกห้องพร้อมกันได้ไหม
หมวด 2 — นัดหมายและการจอง (4 ข้อ)
- เช็คคิวว่างของแพทย์และห้องบริการพร้อมกันไหม หรือดูแค่ตารางแพทย์
- ลูกค้าจองเองผ่านลิงก์หรือ LINE ได้ไหม โดยไม่ต้องรอพนักงานตอบ
- แจ้งเตือนนัดส่งอัตโนมัติผ่านช่องทางใด ตั้งเวลาส่งได้เองไหม
- เลื่อนนัดแล้วประวัติการเลื่อนยังอยู่ไหม เพื่อดูว่าลูกค้าคนไหนเลื่อนบ่อย
หมวด 3 — เวชระเบียนและ OPD (5 ข้อ)
- เขียนบันทึกการรักษาในห้องตรวจบน iPad ได้ไหม หรือต้องกลับมาพิมพ์ที่เคาน์เตอร์
- ค้นหาข้อความในเนื้อบันทึกเก่าได้ไหม ไม่ใช่ค้นได้แค่ชื่อไฟล์
- แนบภาพก่อน–หลัง แล้วเทียบสองภาพข้างกันในระบบได้ไหม
- มีรหัสวินิจฉัย ICD-10 ให้ค้นในระบบ หรือต้องเปิดเอกสารข้างนอก
- ออกใบรับรองแพทย์จากประวัติที่บันทึกไว้ได้ไหม โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่
หมวด 4 — การเงินและการรับชำระ (5 ข้อ)
- ปิดการขายจากรายการเดียวกับที่บันทึกในแฟ้มไหม หรือต้องคีย์ซ้ำ
- รับมัดจำแล้วตัดยอดจากบิลจริงภายหลังได้ไหม
- คิดค่ามือแพทย์ (DF) และค่าคอมพนักงานให้อัตโนมัติจากรายการที่ปิดจริงไหม
- ยกเลิกใบเสร็จที่ทำผิด ทำได้และเหลือร่องรอยให้ตรวจย้อนไหม
- ออกใบเสร็จในชื่อบริษัทของลูกค้าแทนชื่อบุคคลได้ไหม
หมวด 5 — คอร์สและสมาชิก (4 ข้อ)
- ตัดครั้งคอร์สแล้วเก็บประวัติแยกทีละครั้งว่าใครตัด เมื่อไหร่ ที่สาขาไหน
- แชร์สิทธิ์คอร์สให้คนในครอบครัวได้ไหม และจำกัดจำนวนคนได้ไหม
- ต่ออายุคอร์สที่หมดเวลาได้ไหม โดยประวัติเดิมไม่หาย
- ดูได้ไหมว่าตอนนี้คลินิกมีภาระคอร์สค้างส่งมอบรวมมูลค่าเท่าไหร่
ข้อ 23 เป็นข้อที่คนถามน้อยที่สุดแต่สำคัญต่อการวางแผนเงินสด เพราะคอร์สที่ขายแล้วยังไม่ได้ให้บริการคือหนี้ที่ต้องส่งมอบ ไม่ใช่กำไรที่เกิดแล้ว
หมวด 6 — สิทธิ์การเข้าถึงและความปลอดภัย (4 ข้อ)
- กำหนดได้ไหมว่าพนักงานตำแหน่งใดเห็นข้อมูลอะไรได้ เช่น ให้เห็นคิวแต่ไม่เห็นยอดเงิน
- มีบันทึกว่าใครเข้าดูหรือแก้ประวัติคนไข้คนไหนเมื่อไหร่ (audit log) ไหม
- ข้อมูลเก็บที่ไหน ใครเข้าถึงได้ในฝ่ายผู้ให้บริการ และสำรองข้อมูลบ่อยแค่ไหน
- รองรับการทำตาม PDPA อย่างไร เช่น ลูกค้าขอดูหรือขอลบข้อมูลตัวเองต้องทำอะไร
หมวดนี้มักถูกข้ามเพราะฟังดูเป็นเรื่องเทคนิค แต่เป็นหมวดเดียวที่ผิดแล้วแก้ย้อนหลังไม่ได้ ดูว่า Dr.Ease จัดการเรื่องสิทธิ์และการเข้ารหัสข้อมูลอย่างไรได้ที่หน้าฟีเจอร์
หมวด 7 — รายงานสำหรับเจ้าของ (3 ข้อ)
- ดูยอดแยกสาขาและรวมทั้งเครือในหน้าเดียวได้ไหม
- รู้ได้ไหมว่าหัตถการไหนทำกำไรจริงหลังหักต้นทุนเวชภัณฑ์และ DF
- กรองได้ไหมว่าลูกค้าคนไหนควรตามกลับ เช่น คอร์สเหลือน้อยหรือหายไปนาน
หมวด 8 — สัญญาและทางออก (2 ข้อ)
- ถ้าเลิกใช้ ดึงข้อมูลออกได้ในรูปแบบไหน ภายในกี่วัน มีค่าใช้จ่ายไหม
- ขึ้นราคาได้เมื่อไหร่ แจ้งล่วงหน้ากี่วัน และมีเพดานไหม
สองข้อสุดท้ายคือข้อที่คนถามน้อยที่สุด และเป็นข้อที่เจ็บที่สุดถ้าไม่ได้ถาม เพราะเวชระเบียนของคลินิกคือทรัพย์สินที่ย้ายออกยากที่สุด
วิธีใช้เช็กลิสต์นี้ให้ได้ผล
อย่าถามด้วยคำถามปิด ถ้าถามว่า “ระบบทำ X ได้ไหม” คำตอบจะเป็น “ได้” เกือบทุกครั้ง ให้ถามว่า “ขอดูว่าทำ X อย่างไร” แล้วให้เขากดให้ดูสด ๆ ความต่างระหว่าง “ได้” กับ “ได้แต่ต้องทำสามขั้น” จะโผล่ตรงนี้
ให้พนักงานที่จะใช้จริงเป็นคนกด ไม่ใช่เจ้าของหรือผู้จัดการ คนที่รับลูกค้าทุกวันจะเจอปัญหาที่คนอื่นมองไม่เห็นภายในสิบนาที
ทดลองด้วยเคสที่ยุ่งที่สุดของคลินิกคุณ ไม่ใช่เคสมาตรฐาน เช่น ลูกค้าเดินเข้ามาไม่ได้นัด ใช้คอร์สที่เหลือสองครั้ง ขอเพิ่มหัตถการหนึ่งรายการ จ่ายด้วยบัตรครึ่งหนึ่งกับเงินสดครึ่งหนึ่ง แล้วขอใบเสร็จแยกชื่อบริษัท ถ้าระบบผ่านเคสนี้ได้ลื่น เคสทั่วไปไม่มีปัญหา
จดคำตอบที่เป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับข้อ 24–32 หมวดที่เกี่ยวกับความปลอดภัย สัญญา และการดึงข้อมูลออก ควรมีเป็นอีเมลหรือเอกสาร ไม่ใช่คำพูดในห้องประชุม
ขั้นต่อไป
ถ้ายังไม่แน่ใจว่าควรให้น้ำหนักข้อไหนมากกว่ากัน อ่านคู่มือเลือกโปรแกรมบริหารคลินิก ซึ่งเรียงลำดับความสำคัญไว้ให้ และถ้ากำลังเทียบงบ ดูโครงสร้างต้นทุนทุกก้อน ประกอบ
อยากลองเคสยาก ๆ ของคลินิกคุณกับระบบที่ครอบทั้งแปดหมวดนี้ ดูฟีเจอร์ทั้งหมด หรือเทียบแพ็กเกจ ได้เลย
คำถามที่พบบ่อย
ควรขอทดลองใช้กี่วันจึงพอ
อย่างน้อยควรครอบคลุมหนึ่งสัปดาห์ที่มีทั้งวันคิวแน่นและวันคิวเบา เพราะปัญหาการใช้งานจริงโผล่ตอนคิวแน่นเท่านั้น และควรให้พนักงานหน้าเคาน์เตอร์เป็นคนลองเอง ไม่ใช่เจ้าของลองแทน
ถ้าผู้ขายไม่ยอมตอบบางข้อ ควรทำอย่างไร
ข้อที่ตอบไม่ได้ให้จดไว้เป็นความเสี่ยงและถามซ้ำเป็นลายลักษณ์อักษร โดยเฉพาะข้อเรื่องการดึงข้อมูลออกและเงื่อนไขการขึ้นราคา ถ้ายังไม่ได้คำตอบชัดในรูปแบบที่อ้างอิงได้ นั่นคือคำตอบอยู่แล้ว