โปรแกรมคลินิกฟรี ใช้ได้จริงไหม และจุดที่มักเจอปัญหา

คำถามนี้ยุติธรรมและควรถาม คลินิกที่เพิ่งเปิดมีรายการที่ต้องจ่ายอีกยาว การจ่ายค่าโปรแกรมทุกเดือนตั้งแต่เดือนแรกไม่ใช่สิ่งที่ทุกคลินิกทำได้

คำตอบตรง ๆ คือของฟรีใช้ได้จริงในช่วงหนึ่ง และมีเพดานที่ค่อนข้างคาดเดาได้ บทความนี้บอกว่าเพดานอยู่ตรงไหน

ทางเลือกที่ไม่มีค่าใช้จ่าย และเพดานของแต่ละแบบ

สมุดนัดกับแฟ้มกระดาษ

เพดาน: ประมาณจุดที่จำลูกค้าไม่ได้หมดด้วยหัว หรือจุดที่เริ่มมีคนไข้กลับมาแล้วหาแฟ้มไม่เจอ

จุดที่พังจริงไม่ใช่การหาแฟ้ม แต่คือการไม่รู้ว่าใครหายไปนานแล้ว เพราะกระดาษบอกได้ว่าใครมา แต่บอกไม่ได้ว่าใครไม่มา ซึ่งเป็นข้อมูลที่มีค่ากว่า

Excel หรือ Google Sheet

ทำได้ดีกว่ากระดาษมาก และคลินิกเล็กหลายแห่งใช้ได้เป็นปี เพดานอยู่ที่สี่จุด

หนึ่ง — คนแก้พร้อมกัน Excel ในเครื่องแก้พร้อมกันไม่ได้เลย Google Sheet ทำได้แต่จะเริ่มมีการเขียนทับกันเมื่อมีคนใช้พร้อมกันสามสี่คน

สอง — สิทธิ์การเข้าถึง ให้สิทธิ์ได้ทั้งไฟล์ ไม่ใช่ทีละส่วน หมายความว่าพนักงานที่ต้องดูคิว จะเห็นยอดเงินและเบอร์โทรลูกค้าทั้งหมดด้วย ซึ่งขัดกับหลักการเก็บข้อมูลคนไข้ให้เห็นเท่าที่จำเป็นต่อหน้าที่

สาม — คอร์สและสิทธิ์คงเหลือ นี่คือจุดที่พังเร็วที่สุด เพราะคอร์สต้องตัดครั้ง ต้องมีวันหมดอายุ ต้องแชร์ให้คนในครอบครัวได้ และต้องตรวจย้อนได้ว่าใครตัด สี่อย่างนี้ในสเปรดชีตกลายเป็นสูตรที่ซับซ้อนจนไม่มีใครกล้าแก้

สี่ — ภาพถ่าย ภาพก่อน–หลังต่อเคสเก็บในสเปรดชีตไม่ได้ ต้องแยกไปอยู่โฟลเดอร์ แล้วสุดท้ายไม่มีใครรู้ว่าภาพไหนของใคร

แอปนัดหมายฟรี

แก้เรื่องนัดได้จริงและมักใช้ง่าย เพดานคือมันทำแค่นัด ไม่ได้ผูกกับประวัติการรักษา ยอดเงิน หรือคอร์ส ผลคือคลินิกได้ระบบนัดที่ดีแต่ยังต้องจดอย่างอื่นแยกอยู่ ซึ่งคือปัญหาเดิมในรูปแบบใหม่

แพ็กเกจฟรีของผู้ให้บริการโปรแกรมคลินิก

แบบนี้ใกล้เคียงของจริงที่สุด แต่ต้องอ่านข้อจำกัดให้ครบ ที่พบบ่อย

• จำกัดจำนวนลูกค้าหรือจำนวนรายการต่อเดือน
• จำกัดผู้ใช้เหลือคนเดียว ซึ่งแปลว่าทั้งคลินิกใช้บัญชีเดียวกัน และตรวจย้อนไม่ได้ว่าใครทำอะไร
• ไม่รวมการสำรองข้อมูล
• ไม่มีทีมซัพพอร์ต
• ไม่รวมโมดูลที่คลินิกต้องใช้จริง เช่น คอร์สหรือ DF

ข้อที่ต้องถามให้ได้คำตอบเป็นลายลักษณ์อักษร: ถ้าเลิกใช้หรือเกินโควตา ข้อมูลที่ใส่ไปแล้วดึงออกได้ไหม ในรูปแบบไหน คำตอบข้อนี้คือสิ่งที่กำหนดว่าของฟรีนั้นฟรีจริงหรือเปล่า

ต้นทุนที่แท้จริงของของฟรี

ของฟรีไม่มีค่ารายเดือน แต่มีต้นทุนสามก้อนที่จ่ายด้วยอย่างอื่น

1. เวลาที่หายไปทุกวัน

งานที่ระบบไม่ทำให้ ทีมต้องทำมือ เช่น คีย์รายการซ้ำสองรอบ นับสต๊อกด้วยมือ คิด DF ด้วยเครื่องคิดเลข ตามลูกค้าเก่าด้วยการไล่ดูสมุด

ลองประมาณอย่างหยาบ: ถ้างานมือเหล่านี้กินเวลาทีมวันละหนึ่งชั่วโมงครึ่ง คูณด้วยค่าแรงจริง แล้วคูณ 26 วัน ตัวเลขที่ได้มักเกินค่าโปรแกรมรายเดือนไปแล้ว และนี่คือต้นทุนที่จ่ายทุกเดือนโดยไม่มีใบเสร็จ

2. รายได้ที่ไม่ได้เก็บ

สามรายการที่ระบบเก็บได้แต่วิธีมือเก็บไม่ได้

• คิวที่หายเพราะลูกค้าลืมนัด และไม่มีระบบแจ้งเตือน
• ลูกค้าเก่าที่หายไปเงียบ ๆ เพราะไม่มีใครรู้ว่าเขาหายไปนานแล้ว
• คอร์สที่ลูกค้าใช้ไม่ครบแล้วหมดอายุ ซึ่งดูเหมือนได้กำไรแต่จริง ๆ คือเสียลูกค้า

3. ความเสี่ยงที่กู้ไม่ได้

ไฟล์ Excel ที่อยู่ในเครื่องเดียวโดยไม่มีสำรองอัตโนมัติ คือความเสี่ยงว่าเวชระเบียนทั้งคลินิกหายในวันเดียว ความเสี่ยงนี้ไม่เกิดบ่อย แต่เกิดแล้วไม่มีทางกู้และกระทบคนไข้โดยตรง

หกสัญญาณว่าถึงเพดานของฟรีแล้ว

ถ้าตรงสามข้อขึ้นไป ต้นทุนของการไม่จ่ายกำลังสูงกว่าค่าโปรแกรม

1. มีคนถามว่า “คอร์สคนนี้เหลือกี่ครั้ง” แล้วต้องใช้เวลาหามากกว่าหนึ่งนาที
2. เคยเกิดกรณีลูกค้าบอกว่าเหลือครั้งไม่ตรงกับที่คลินิกจด
3. ยอดเงินที่นับได้ตอนปิดร้านไม่ตรงกับที่จดไว้ อย่างน้อยเดือนละครั้ง
4. เจ้าของต้องอยู่ที่คลินิกจึงจะรู้ว่าวันนี้ยอดเท่าไหร่
5. ตอบไม่ได้ว่าเดือนที่แล้วมีลูกค้าใหม่กี่คน และกลับมาซ้ำกี่คน
6. มีพนักงานลาออกแล้วงานบางอย่างทำต่อไม่ได้เพราะอยู่ในหัวเขาคนเดียว

ข้อ 6 เป็นข้อที่เจ้าของคลินิกมักประเมินต่ำที่สุด ระบบมีหน้าที่ทำให้ความรู้เรื่องคลินิกอยู่กับคลินิก ไม่ใช่อยู่กับพนักงานคนใดคนหนึ่ง

ถ้าจะเริ่มจากของฟรี ทำให้ถูกตั้งแต่วันแรก

ถ้ายังไม่พร้อมจ่าย ยังทำได้ แต่ให้ทำสามข้อนี้เพื่อไม่ให้ต้องจ่ายแพงตอนย้าย

เก็บเป็นตารางที่ย้ายออกได้ หนึ่งแถวคือหนึ่งรายการ มีคอลัมน์ชัดเจน ไม่ใช่โน้ตอิสระหรือช่องรวมหลายข้อมูล เพราะข้อมูลที่มีโครงสร้างย้ายเข้าระบบใหม่ได้ ส่วนโน้ตอิสระต้องคีย์ใหม่ทั้งหมด

แยกไฟล์ตามงาน ลูกค้า / นัดหมาย / การขาย / คอร์ส เป็นสี่ไฟล์ ไม่ใช่ไฟล์เดียวที่มีทุกอย่าง

สำรองข้อมูลอัตโนมัติออกนอกเครื่อง อย่างน้อยใช้ที่เก็บบนคลาวด์ที่ซิงก์เอง และเปิดดูเดือนละครั้งว่ายังซิงก์อยู่จริง

ทำสามข้อนี้แล้ว การย้ายเข้าระบบจริงในอนาคตจะใช้เวลาไม่กี่วันแทนที่จะเป็นหลายสัปดาห์ ดูขั้นตอนได้ที่ ย้ายโปรแกรมคลินิก ต้องเตรียมข้อมูลอะไร

สรุป

โปรแกรมคลินิกฟรีไม่ใช่ทางเลือกที่ผิด มันคือทางเลือกที่มีเพดาน และเพดานอยู่ที่ประมาณจุดที่คลินิกเริ่มขายคอร์ส เริ่มมีพนักงานหลายคน หรือเริ่มมีลูกค้าเก่ามากพอที่จะจำไม่ได้

คำถามที่ควรถามตัวเองไม่ใช่ “ฟรีพอไหม” แต่คือ “งานมือที่ทำอยู่ทุกวันนี้คิดเป็นเงินเท่าไหร่ต่อเดือน” ถ้าตัวเลขนั้นมากกว่าค่าโปรแกรม คำตอบก็ชัดแล้ว

ดูโครงสร้างต้นทุนทุกก้อนของโปรแกรมคลินิก เพื่อเทียบกับตัวเลขของคุณ หรือดูแพ็กเกจเริ่มต้น ว่าครอบคลุมอะไร